Auftrag erteilen: Buchungs-E-Mail direkt über OYASO versenden

Sobald Sie sich für das Angebot eines Logistikdienstleisters (LSP) entschieden haben, erfolgt im letzten Schritt die offizielle Auftragserteilung per E-Mail. In OYASO stehen Ihnen dafür zwei Wege zur Verfügung: Der klassische Versand über Ihr lokales E-Mail-Programm (via mailto:) oder der direkte Versand aus OYASO heraus. 

Warum empfehlen wir die Option „Direktversand“?

Der direkte Versand aus der Anwendung bringt gegenüber der klassischen mailto:-Methode wesentliche Vorteile für Ihre Transportvergabe:

• Keine abgeschnittenen Texte oder Zeichenlimits: Bei der mailto:-Methode gibt es systembedingt (durch Windows/Browser) ein strenges Limit von ca. 2.000 Zeichen. Bei komplexen Transporten mit vielen Sendungsdetails werden Texte oder Referenzen daher leicht abgeschnitten. Beim Direktversand gibt es diese Grenze nicht.
• Garantierte Zustellung & keine vergessenen Aufträge: Da bei mailto: lediglich ein Entwurf in Ihrem lokalen E-Mail-Programm erzeugt wird, kommt es vor, dass das finale Absenden in Outlook vergessen wird. Über den Direktversand stellt OYASO sicher, dass die Buchung sofort und zuverlässig an den LSP übermittelt wird.
• Automatische BCC-Kopie im eigenen Postfach: Sie erhalten von jedem abgesendeten Auftrag automatisch eine Kopie per BCC in Ihr eigenes E-Mail-Postfach. So bleibt Ihr lokales Programm (z. B. Outlook) lückenlos auf dem neuesten Stand und Sie können dort jederzeit auf getätigte Buchungen Bezug nehmen.
• Doppelt abgesichert & lückenloses Prozesslog: Antworten des LSPs treffen wie gewohnt in Ihrem persönlichen E-Mail-Posteingang ein und werden zusätzlich automatisch im Prozesslog der OYASO-Anwendung dokumentiert. Ihr gesamtes Team behält somit stets den vollen Überblick über den Vergabestatus.

Wie schalten Sie diese Option frei?

Standardmäßig nutzen viele Accounts die klassische mailto:-Funktion. Wenn Sie die Vorteile des Direktversands nutzen möchten, wenden Sie sich einfach kurz an unser Support-Team – wir aktivieren die Option gerne für Ihren Account.

So funktioniert der Ablauf mit dem Direktversand:

Sobald die Option für Ihren Account aktiv ist, sieht Ihr Vergabe-Workflow wie folgt aus:

1. Auftrag erteilen: Klicken Sie beim gewünschten Angebot wie gewohnt auf den Button zur Auftragserteilung.
2. Versand-Fenster öffnet sich: Es öffnet sich direkt in OYASO das Fenster „Auftrag erteilen – Senden Sie eine Buchungs-E-Mail an Ihren Logistikdienstleister“.
3. Daten prüfen & anpassen:
   • Absender & Empfänger: Die Felder „Von“ (Ihre E-Mail-Adresse als Verlader) und „An“ (Ansprechpartner des LSPs) sind bereits vorausgefüllt.
   • Anschreiben & Formatierung: Das Textfeld enthält automatisch Ihr Standard-Anschreiben und alle Transportdaten. Über die Menüleiste können Sie Formate anpassen (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen oder den gelben Textmarker für wichtige Abhol- oder Zollladungshinweise).
   • Signatur: Tragen Sie Ihre persönliche E-Mail-Signatur im unteren Feld ein.
4. Anhänge hinzufügen: Fügen Sie Dokumente (z. B. Packlisten, Zollpapiere oder Gefahrgut-Deklarationen) bequem per Klick oder Drag & Drop direkt an die E-Mail an.
5. Versenden: Ein Klick auf den orangen Button „Versenden“ schickt die Auftrags-E-Mail direkt an den LSP ab.