Wenn Sie sich für das Angebot eines Spediteurs entschieden haben, erfolgt im letzten Schritt die offizielle Auftragserteilung per E-Mail. Bisher öffnete OYASO dafür standardmäßig Ihr lokales E-Mail-Programm (z. B. Outlook) über die sogenannte mailto:-Funktion.
Die Neuigkeit: Sie können die Auftrags-E-Mail ab sofort direkt aus OYASO heraus versenden! Das spart nicht nur Zeit, sondern hebt auch die technischen Beschränkungen des alten Systems auf.
Warum empfehlen wir den Versand direkt über OYASO?
Die alte mailto:-Methode hatte systembedingt (durch Windows/Browser) ein strenges Limit von ca. 2.000 Zeichen. Bei komplexen Transporten mit vielen Referenzen und Details wurde der Text oft abgeschnitten. Zudem musste Ihr lokales E-Mail-Programm perfekt konfiguriert sein. Mit dem neuen, direkten OYASO-Versand gehören diese Probleme der Vergangenheit an!
So funktioniert der neue Versand-Prozess
Sie sehen diese Funktion noch nicht in Ihrem Account? Standardmäßig nutzen viele bestehende Accounts noch die alte mailto:-Funktion. Wenn Sie die Vorteile des Direktversands nutzen möchten, wenden Sie sich einfach kurz an unseren Support
Wenn die neue Funktion für Ihren Account aktiviert ist, ändert sich Ihr Workflow wie folgt:
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Auftrag erteilen: Klicken Sie wie gewohnt beim gewünschten Angebot auf den Button zur Auftragserteilung.
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Das Versand-Fenster öffnet sich: Es öffnet sich nun kein externes Programm mehr, sondern direkt in OYASO ein neues Fenster ("Auftrag erteilen - Senden Sie eine Buchungs-E-Mail an Ihren Spediteur").
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Daten prüfen & anpassen:
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Absender & Empfänger: Die Felder "Von" (Ihre E-Mail-Adresse) und "An" (der Ansprechpartner des Spediteurs) sind bereits korrekt vorausgefüllt.
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Anschreiben: Das große Textfeld enthält automatisch Ihr Standard-Anschreiben sowie alle relevanten Transportdaten (Incoterms, Vor-/Hauptlauf, Kosten etc.). Sie können diesen Text vor dem Absenden manuell anpassen oder ergänzen.
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Signatur: Fügen Sie im unteren Feld Ihre persönliche E-Mail-Signatur ein.
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Anhänge hinzufügen (Neues Feature!): Sie können nun ganz bequem wichtige Dokumente (z. B. Packlisten, Zollpapiere oder Gefahrgut-Deklarationen) per Klick oder Drag & Drop direkt an die E-Mail anhängen.
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Versenden: Ein Klick auf den orangen Button "Versenden" schickt die E-Mail an Ihren Partner.
Wichtiger Hinweis zu Antworten: > Obwohl Sie die E-Mail aus OYASO heraus versenden, ist als Absender ("Von") Ihre reguläre geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt. Wenn der Spediteur auf Ihre Auftragserteilung antwortet, landet diese Antwort wie gewohnt ganz normal in Ihrem persönlichen E-Mail-Postfach (z. B. in Outlook).