Integration: OYASO Sendungen an SAP übertragen

Mit der SAP-Schnittstelle von OYASO können Sie gebuchte Sendungen direkt als Bestellungen in Ihr SAP-System übertragen. Dies ermöglicht nahtlose Freigabeprozesse, eine automatisierte Rechnungsprüfung sowie eine saubere Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung.

(Technischer Hinweis: Das System legt hierbei automatisch eine erweiterte Limitbestellung / "enhanced limit order" in Ihrem SAP an).

Voraussetzung: SAP-Stammdaten der Spediteure pflegen

Damit die Zuordnung zwischen OYASO und SAP fehlerfrei funktioniert, muss die SAP-Geschäftspartnernummer des jeweiligen Spediteurs einmalig in Ihrem OYASO-Adressbuch hinterlegt werden.

1. Navigieren Sie im Menü zu "Kontakte".

2. Suchen Sie den gewünschten Logistikpartner und klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol).

3. Tragen Sie im Feld "SAP Geschäftspartnernummer" die entsprechende ID (z. B. 0200025704) ein und speichern Sie.

Schritt-für-Schritt: Bestellung auslösen (Für Disponenten)

Wenn die Schnittstelle aktiv ist, ändert sich der Vergabeprozess für Ihre Disponenten nur minimal:

1. Transportauftrag vergeben Führen Sie Ihren gewohnten Spot- oder Tender-Prozess durch. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, klicken Sie wie gewohnt auf "Auftrag erteilen".

2. SAP-Daten hinterlegen Es öffnet sich nun das Fenster "Bestellung anlegen". Hier definieren Sie die spezifischen SAP Kopf- und Kontierungsdaten, um die Kosten intern korrekt zu verbuchen:

• Organisationseinheit: (z. B. Werk Köln - Einkauf Fracht)

• Materialgruppe: (z. B. Heavy Duty Transports)

• Kontierungsart: (z. B. Verkaufsbeleg oder Kostenstelle)

• Referenznummern: Geben Sie je nach Kontierungsart die Verkaufsbeleg- und Positionsnummer an.

• Klicken Sie abschließend auf den Button "Bestellung anlegen (in EUR)".

3. Bestätigung und Versand Das System übermittelt die Daten nun in Echtzeit an SAP und meldet: "Ihr Bestellauftrag [Nummer] wurde erfolgreich erstellt".

• Klicken Sie auf "Buchungs-E-Mail versenden", um den Spediteur zu informieren.

• Der Clou: Die generierte E-Mail an den Partner enthält automatisch die brandneue SAP-Bestellnummer (z. B. 6100001802). Der Spediteur wird gebeten, diese Nummer künftig für die gesamte Kommunikation und Abrechnung auf seiner Rechnung anzugeben.

Wie wird die Schnittstelle eingerichtet? (Für Administratoren & IT)

Um diese Funktion für Ihr Unternehmen freizuschalten, begleiten wir Ihre IT-Fachabteilung durch einen schlanken Integrationsprozess:

1. Kickoff-Meeting: Ein kurzes Abstimmungsgespräch (ca. 45 Min.) zwischen Ihrer IT und den OYASO-Entwicklern.

2. Datenbereitstellung: Sie stellen uns die benötigten Strukturdaten (Werke, Buchungskreise, Einkaufsorganisationen und Materialgruppen) als Liste zur Verfügung.

3. Zugriff gewähren: Ihre IT gewährt OYASO den Zugriff auf die SAP-Schnittstelle API_PURCHASEORDER_PROCESS_SRV.

4. Einrichtung & Test: OYASO richtet die Schnittstelle final für Sie ein und testet sie (Dauer ca. 2 Werktage).