Aktivitätsübersicht & Historie: Volle Transparenz für Ihre Prozesse

OYASO bietet Ihnen zwei Ebenen der Protokollierung, damit Sie jederzeit rechtssicher nachvollziehen können, was in Ihrem Account passiert ist. Sie können sowohl die globalen Aktivitäten Ihres gesamten Teams überwachen als auch den detaillierten Verlauf einer einzelnen, spezifischen Frachtanfrage einsehen.

1. Die allgemeine Aktivitätsübersicht (Mandanten-Ebene)

Dieser Bericht dient als zentrales "Logbuch" (Audit-Trail) für Ihren gesamten Account. Er beantwortet auf einen Blick die Fragen: Wer hat wann was im System gemacht?

Wichtiger Hinweis zur Verfügbarkeit: > Das mandantenweite Account-Aktivitätslog ist ein Premium-Feature und steht Ihnen ab dem Tarif "Professional" zur Verfügung.

• Aufrufen: Klicken Sie im Hauptmenü auf "Berichte" und wählen Sie "Aktivitätsübersicht".

• Inhalt: Hier finden Sie eine chronologische Auflistung aller Aktionen im System (z. B. "Benutzer X hat Anfrage Y erstellt", "Einstellungen wurden von Benutzer Z geändert"). Dies sorgt für höchste Revisionssicherheit und Transparenz, besonders in größeren Teams.

2. Der Aktivitätsfeed (Anfrage-Ebene)

Unabhängig von Ihrem Tarif gibt es für jede einzelne Spot- oder Ratenanfrage einen spezifischen Verlauf. Dieser zeigt Ihnen genau, was mit dieser konkreten Sendung passiert ist.

• Aufrufen: Öffnen Sie eine beliebige Anfrage (Spot oder Rate). Auf der linken Seite sehen Sie direkt den Verlauf (die Timeline).

• Was wird protokolliert? Das System dokumentiert hier automatisch alle wichtigen Meilensteine ohne Ihr Zutun:

  • Wann die Anfrage erstellt oder versendet wurde.

  • Ob und wann ein Spediteur sich die Anfrage angeschaut hat (Lesebestätigung).

  • Wann automatische Erinnerungs-E-Mails an Dienstleister versendet wurden.

  • Wann die Anfrage offiziell geschlossen oder ein Auftrag vergeben wurde.

3. Interne Kommentare nutzen

Innerhalb dieses Aktivitätsfeeds einer bestimmten Anfrage haben Sie zudem die Möglichkeit, Nachrichten für Ihr eigenes Team zu hinterlegen.

• Funktion: Nutzen Sie das Feld "Internen Kommentar hinzufügen" am unteren Ende des Feeds, um wichtige Hinweise, telefonische Absprachen oder Begründungen für eine Auftragsvergabe zu dokumentieren.

• Sichtbarkeit (WICHTIG): Diese Kommentare sind streng vertraulich und nur für Benutzer Ihres eigenen Unternehmens sichtbar! Die angefragten Logistikdienstleister (Spediteure) können diese internen Notizen niemals sehen.